在上海从事外贸行业或者跨境电商业务的朋友, 在大概率上都需要和航空货运产生关联。看起来订舱这个环节相当简单, 只需要填写一份表格并且报告货物信息即可, 可是在真正开展实际操作的时候, 其中的门道是非常多的。
我已经在浦东机场货站工作了八年时间用于操作相关事务, 经手过的订舱单数量至少有几万份之多, 其中遭遇到的坑足够写成一本厚厚的书籍了。这篇文章将会把上海地区航空货运订舱的核心操作流程以及各种容易出现失误的风险点详细阐释清楚, 以此来帮助你节约操作时间以及降低运输费用。
上海航空货运订舱怎么操作
在开始订舱之前, 必须要把货物的信息整理清楚。品名是多少, 重量是多少, 体积多大, 有多少件, 申报价值定多少, 还有HS编码是什么, 这些都是基础要点。
很多新手经常忽略的一个关键点就是危险品的分类, 就算你运输的其实是普通的化工品, 但是一旦涉及到UN编号这个东西, 接下来的订舱流程和以往就完全不一样了, 所以你一定要提前去和航空公司的货运部门确认一下他们到底能不能接收, 以及需要准备什么样的文件资料。
对于一般的普通货物, 你只需要在航班起飞之前的四十八到七十二小时这个时间段内, 把订舱请求提给那个负责订舱的代理就行了, 但是你一定要考虑到你需要留出足够的时间来让仓库那边收货并且完成安检这项工作, 因为上海虹桥机场和上海浦东机场他们各自的收货截止时间是不一样的一回事, 就比如说在上海浦东机场T2航站楼的那个货站它一般会在飞机起飞之前的六个小时就把仓关了截仓的时间就这么早, 这一条你必须把它牢牢地记住在心里, 因为你要是没有赶上这最后一个时间点的話的话, 那么你所谓的货物就只能被甩掉也就是被安排到下一班飞机去运输了。
收到那个航空运单预先通知, 也就是Air Waybill Pre-Advice之后, 大家可千万别光盯着那张确认函看。
要去仔细核对一下目的地的机场代码、航班号码以及中转的相关资讯, 看看到底有没有出现错误的地方, 尤其是对于需要中转的货物, 一定要重点查看第一段行程和第二段行程之间的衔接时间是否足够长。我曾经亲眼见过有货运代理把SVO错误地订成了SVOX, 结果导致货物硬生生多出两天才能到达。
在收到确认消息以后, 会安排把货物送去仓库那边, 记得带上好运单原件还有报关单, 等仓库方面接收货物的时候, 会拿扫描设备对着来核对一下具体有几个收件子, 只要少了一件就都得重新再去填写新的单据, 这样耽误掉的将是整个要把东西送出这个港口环节的整体节奏。
上海航空货运订舱要注意什么
费用这块是最容易出问题的地方。在订舱的时候, 报价里如果不把燃油附加费和安检操作费写得清清楚楚, 等到要结算账单的那一会儿, 你才会发现多出了好几百块钱, 而那个时候货已经放上飞机了, 再去谈价格就太晚了没有意义了。
在旺季的时候, 舱位是很紧张的, 有些代理会报一个很低的舱价但是把操作费拉得很高, 所以在签合同之前一定要把所有的费用总和也就是所谓的全包价锁定住, 并且白纸黑字地把所有细节都写进合同里去。
此外需要加以注意的情况是, 计费重量的确立方式, 是在货物的实际重量与体积重量之间, 采取选取数值较大者这一办法, 抛货这类货物非常容易处于被体积重量所压制的主导地位, 在进行价格报出的这一环节之前，请务必亲自利用长、宽、高这些尺寸数据完成一轮计算工作, 好让自己内心对相关情况做到心中有数。
时效管理是另一条红线。国内主要航司的直飞航线最稳定, 但是旺季照样会甩舱。在订舱的时候, 要跟代理确认是实仓还是切仓, 如果是切仓的话, 要问清楚备选航班是哪个、间隔多久。
文件方面, 出口报关委托书、商业发票、装箱单三样齐了才能走, 少了任何一张卡在海关就得扣费改期, 旺季改期基本等于丢货。多留个余量, 别卡着deadline送文件。
订舱这项工作, 并不是说把表格填写完毕之后就算完结了, 从货物送出仓库这一个环节开始, 一直等到货物离开港口, 再到货物的目的港进行清关手续的各个阶段, 每一个环节中都有可能产生变数, 需要考虑到。
如果能够将上面所指出的诸多细节部分在事前进行充分理解和处理清楚, 那么后续的操作工作之中自然就能够显得从容一些, 不必过于紧张。
如果真正遇到了自己拿不定主意、无法确定处理方式的具体情况的时候, 可以直接前往货站那里, 找到专门负责操作的业务窗口去交流谈话几分钟, 因为他们每一天都要处理数量多达几百票的业务订单, 所以他们所提供的判断和建议方法, 实际上要比任何一本写成的操作手册都更加有效且实用。
