我在上海做行政协调工作, 已经好几年了。寄文件这件事, 是我再熟悉不过的常规事务。比如, 合同必须当天盖上印章, 然后送到对方公司去。再比如, 投标材料必须在赶飞机之前, 交到相关人员的手上。
还有, 客户需要的资质证明, 下午就得递送过去。这些工作场景, 会逼着你必须把在上海通过航空渠道寄送文件的最靠谱方法彻底搞清楚。我曾经踩过几次坑。后来, 我慢慢地摸索出一些在实际操作方面的门道。现在拿出来分享一下。
上海航空文件怎么寄当天到
所谓说当天能够到达目的地, 其核心含义其实就是在于去观察那个航班的截止时间情况, 以及你去提交包裹的那个具体时间节点究竟是在什么时候。
如果你在下午三点这个时间点之前, 把所需要的相关文件全部都交给处理部门了, 那么你走的就是当天最后一次离开当地出港的那一架航班的交接工作, 那么收件人在傍晚左右六点钟的位置, 大概就能够把东西拿到手上了。
但是如果说时间比较晚了, 拖到了下午三点半以后的这个时段了, 那么大概率的情况下就无法赶得上当天的这一趟航班了, 只能选择走次日早上发出来的那一班飞机。
我有一次急着送一份标书, 到过了三点钟才勉强完成打包的手头工作, 结果非常不幸的被困在了航班截载时间的后面这个状况里, 一直等到第二天早上才陆陆续续落地抵达目的地, 险些因此误了投标截止规定的最终时间限制。
所以建议大家尽量把寄件的时间安排卡在航班截载规定时间前两小时左右这样一个时间段里, 这是一条最为切实可行的经验之谈, 千万不要去抱有任何一丝一毫的侥幸心理存在。
此外, 收货的地址也务必应当提前和对方进行确认。航空快件一旦抵达机场的中转站之后, 所走的渠道乃是末端配送环节, 这并非要求你自己奔波至机场去提取包裹。对方所填写的地址可能是写字楼的前台或者是某个园区的收发室, 快递员会依据地址进行投递。
但是, 某些园区的门禁制度非常严格, 导致配送员往往只能送达门口, 随后就打电话通知收件人, 让对方自行下楼来领取物品。
后来, 我养成了一种习惯, 就是在寄送之前, 一定要跟收件人进行确认, 去搞清楚地是送到几号楼、几层楼呢, 还是送到前台或者具体的某个部门这些细节, 这样做的好处是可以防止文件在末端配送的那个阶段里被耽误掉大半天的时间。
上海航空文件怎么寄便宜
关于费用的方面, 通过同一个渠道进行零散邮寄与月度结算, 所产生的差价可以达到一倍以上。如果你直接到门店办理五百克重量文件的零散邮寄业务, 对方可能会向你收取三十五十元不等的费用。
可是, 若是已经协商好采用月度结算形式, 或者是通过线上提前下单并执行协议价格, 那么对于同等重量的物品, 收费能够被降低至二三十元这个范围。我所负责的那家公司在一年之中会寄送几百份文件, 通过跟渠道商洽谈确定了月度结账的周期, 使得每一份文件的成本直接被削减了近乎一半。
当寄送的总量提升起来之后会发现, 月度结算的方式远远比零散邮寄要划算许多这一笔钱财是应当去支付的, 不能节省这笔开支。
另外还有一处容易被疏忽的地方, 那就是文件的厚度。同样的A4纸, 一百页和五百页的重量差距超过了三倍多, 很多业务部门却认为“不过就是一沓纸质材料罢了”, 于是选择整本整本地进行邮寄。后来我强制要求他们先把扫描件以电子文件的形式发送出去, 纸质件仅寄送需要签字或盖章的一两页内容。
随着文件变薄、重量减轻, 物流运费也随之降低。经过一整年的积累, 最终节省了几千块钱的花费。这些资金都是从细微环节中挤压出来的, 虽然单个项目的金额不大, 但通过不断累积, 最终还是汇集成了一笔可观的收入。
现在我们就来说说把上海航空的文件寄出去这件事情。其实这背后没有什么神秘的道理。你只需要在时间上卡得精准, 地址写得清清楚楚, 渠道谈妥当, 文件做得轻薄一点。只要把这四点都做到位了, 基本就不会出什么岔子。
我现在每周都要固定地寄送三四次文件。等到整个流程跑得顺滑之后, 就没有再发生过赶不上飞机的情况。如果你经常在上海市内跑这种业务的话。你就应该早点把合作的渠道和需要遵守的时间节点都确定下来。这样到了后面办事的时候就会很省心。
