在上海从事航空商务方面的工作, 从业人员需要频繁地将盖有正式印章的文件资料、合同文本以及资质证明文件, 送往相应的航空公司总部或是各地的营业部去进行处理。
虽然急件快递这一业务环节看起来既不是很关键, 也不是完全不重要, 但是一旦出现延误情况, 哪怕只是耽误一天的时间, 也有极大概率导致原本已经洽谈好的合作订单最终无法达成。
更有甚者, 可能会出现高达几百万元的航空器材采购款项, 仅仅因为一份缺少必要签字确认的函件而无法正常支付结算, 这种局面一旦形成, 整个相关项目便不得不陷入全面停滞的状态, 没有任何进展的可能。
我在这里跑这条线, 已经跑了七八年了, 给上海航空公司送过大大小小上百份急件, 我把踩过的坑和摸熟的流程都记在本子上了, 今天掰开来跟大家讲清楚, 好让大家少走一点弯路。
航空急件快递怎么寄
现在有许多人, 手里头拿着文件就跑到楼下的那个快递点去, 问工作人员能不能保证明天就一定能够送到目的地的人手上, 这种想法其实从根本上就是被颠倒过来了的, 因为给航空公司寄送那种极其紧急的文件材料, 核心关键点完全不在于快递公司本身的送件速度有多快慢, 完全在于你这个收件的具体出入口选择得对不对不对, 以上海航空这家公司的总部所在地为例, 它的确切位置是在浦东新区的, 那么专门接收文件材料的窗口站点和该公司日常办公区域所在的行政大楼它们并不是共用同一个大门口的, 假如你自己误跑错了那栋楼而去办理投递手续的话, 公司前台的工作人员就会告诉你正确的地点在另一栋楼里面去的, 这样就会导致你来回奔波折腾并且白白地等待两个小时的时间长度, 到了这种时候, 即便是原本标榜为紧急的文件材料, 也都彻底不能够称之为真正的紧急件了。
我第一次去这个地方, 结果是走了冤枉路的, 在园区里面转悠了四十分钟之后, 才终于找到那个正确的门, 而那天的时候正好是下着雨的, 那些文件就差一点就被雨水给淋湿了, 当时的状况真的是让人手忙脚乱的程度非常深。
我平常通常都是选择同城的闪送服务, 或者叫车来进行直接配送, 这时候我会把文件放在防水袋里面, 并在外面贴好关于收件人的信息、部门名称以及联系电话。如果使用快递网点这样的方式, 我一定会严格要求对方发送那些有时效规定的邮件, 不希望让我去猜测它具体走的是哪条线路。
有一些文件属于限制寄送的范畴, 比方说里面包含了锂电池的航材说明书这类物品, 如果你随便地把它塞进普通的快递里, 那么很可能会在运输到一半的时候因为安检环节被扣下来, 这样的话就会非常严重地耽误原本的重要事情了。
急件送到航空公司快
速度到底快还是不快, 这个其实完全是取决于你送达的具体时间段。只要是在上午九点钟之前送到的话, 那么它大概率就会在当天就被录入到系统里面去, 并且进行流转。
可是如果你是在下午三点钟之后再送达的话, 接收方的那个部门人员很有可能正在开会, 或者他们基本上已经是下班收工的状况了, 这样的话你的文件就得被压在柜子里面, 非得等到第二天才会处理。
我见过一个夸张到了极点的情况, 就是一个干旅行社的朋友, 把那些需要年审的资料, 特意卡点在下半个工作日的最后二十分钟那个节骨眼上送了过去, 结果前台明确告诉他不受理今天的业务了, 让他明天再跑一趟, 所以他第二天清早就被那个甲方客户追着打电话催促, 声音尖得都裂开了, 连着好几天的时间都没能恢复到正常状态。
因此我确立了一项铁律, 那就是所有紧急的事务必须在上午十一点之前提交完毕, 这样做是为了给自己多留出一个小时的缓冲时间。在这一个小时里, 需要把路上可能出现的交通拥堵、电梯前的排队等待、前台办理业务时的排队等候等各种突发情况全部都计算在内。
千万不要踩着截止日期去提交文件, 因为那样做其实是在拿整个项目的顺利与否来冒险赌运气。特别是那些在星期五下午送来的紧急事务, 如果条件允许的话, 一定要想方设法拖到下个星期一再去处理, 因为在通常情况下, 对方的部门在星期五的最后几个时间里基本上已经不再处理新收到的文件了。
航空公司收急件注意啥
文件这件事, 千万不要掉以轻心。公章、签字还有骑缝章, 这三样东西只要缺了一点点, 那就只能重新再跑一趟了。我之前接收过这样一种合同情况, 骑缝章仅仅盖在了两页纸上面, 这就到了对方那里被要求补齐章, 这样一来一去又是两天的时间, 结果就是项目的关键节点全部都往后推延了。
在寄送之前, 你可以用手机拍摄所有的内容, 然后拿着清单每一项去进行检查和核对, 这样可以节省到后面两眼一抹黑以及手足无措的情况发生。另外, 还应该多存放一份备份材料, 万一原件在接下来的运输过程中出现了一些意想不到的岔子, 你手里还有底牌存在, 就不会因为这种事情而干着急了。
还有一点, 收件人那里必须写全名并加上所在的部门名字, 千万不要只写类似于“张经理收”这种简略的形式。如果你写明了是“运营管理部 张明收”, 那么哪怕收件人本人当时恰好不在公司, 前台工作人员也能够清楚地知道这份文件应该放置在什么位置, 或者具体转交给哪一位同事。
信息填写得模糊不清是导致紧急文件被无故滞留的最常见原因, 这一点没有任何例外可以相比。
在联系电话这一栏里, 一定要留下手机号码, 不要留固定电话号码, 因为座机进行内部转接的速度相对较慢, 如果前台电话直接拨打座机无法接通, 文件很可能就会被暂存在那里放着不管, 这样一来, 你的重要文件就不得不继续在走廊的地方多停留整整一天的时间。
所谓急用快递, 说到底无非是将传递消息和安排行进路线做到严丝合缝的准确对应。倘若你比送件对象多出知晓一处通道的信息, 再预留出哪怕一个钟头的缓冲余地, 并且反复校对一次印章盖印情况, 那些重要文件自然能够平平安安地在一日之内送达归宿。
等经历过多次这样的事务处理之后便会发觉, 世间再也没有哪一种心理状态, 会比确保不再因疏忽大意而掉进同一种陷阱里更让人觉得安心可靠。
所以在下一次执行递送任务之前, 抽出两分钟光阴把预定的行动轨迹和随身携带的资料互相核对查验一遍, 这种事前预防的工作成效, 比等到事情弄僵之后再费力去修补要强上整整一百倍之多。
